Serienbriefe und Massenmails für Bildungsinstitutionen personalisieren

200 Studierende auf einmal anschreiben ist schnell gemacht. Dass die Mail nicht wie eine Rundmail wirkt, ist die eigentliche Aufgabe. »Liebe Studierende« klingt anders als »Guten Tag Frau Suter« und wer den Unterschied nicht macht, wird beim zweiten Massenversand schon seltener geöffnet. Von Hand für jede Person Namen, Kurs und Datum anzupassen, ist bei einer Klasse machbar, bei einer ganzen Kohorte aber schlicht keine Option mehr.

Serienbrief-Software für Schulen bedeutet für viele zunächst: Adresse einlesen, Namen einsetzen, fertig. Im Modul Information & Kommunikation  von BX:EDUCATION geht das einen Schritt weiter. Textcodes sind Platzhalter, die einmal in einer Vorlage gesetzt und beim Versand automatisch durch die Daten der jeweiligen Personen ersetzt werden. Eine Vorlage genügt für die ganze Klasse, das Ergebnis sieht für jeden Empfängerin nach einer persönlich adressierten Mails aus und das gilt für E-Mails ebenso wie für gedruckte Serienbriefe.

Wie sende ich eine Massenmail an eine ganze Klasse?

Ausgangspunkt ist meist eine Klasse, eine Veranstaltung oder eine gefilterte Personenliste im CRM. Die gewünschten Datensätze werden markiert einzeln oder als »Alle angezeigten«, dann öst eine Klick den Massenversand aus. Die Empfängerliste lässt sich vor dem eigentlichen Versand nochmals überprüfen und bei Bedarf anpassen, vor die Mail tatsächlich rausgeht.

Welche Textcodes stehen in einer Vorlage zur Verfügung?

Die Feldfunktionen sind nach Kategorien gegliedert. Für den Absender gibt es Vorname, Nachname, Funktion, Telefon oder E-Mail. Für den Empfänger dieselben Felder, ergänzt um Anrede, Geburtstag oder Heimatort. Aus der verknüpften Anmeldungen lassen sich Veranstaltungsname, Kürzel, Periode oder Startdatum einsetzen, bei Infoanlässen zusätzlich Ort, Datum, Treffpunkt oder Kosten. In Vorlagen werden Textcodes farblich hervorgehoben, damit auf einen Blick klar ist, welche Stelle automatisch ersetzt werden.

Wie sieht das Ergebnis für die einzelnen Empfängerin aus?

Aus »Guten Tag @[receiver.salutation] @[receiver.lastname],  @[event.name] beginnt am @[event.start]« wird beim Versand für jede Person eine eigene Zeile mit ihrem Namen, ihrem Kurs und dem passenden Datum. Die 200 Mails sehen für den Absender identisch aus, für die Empfängerin liest sich jede einzelne wie individuelle geschrieben, weil an der einzigen Stelle, die tatsächlich variiert, auch tatsächlich die richtigen Daten stehen.

Und wenn die Empfänger unterschiedliche Sprachen haben?

Vorlagen lassen sich in mehreren Sprachen hinterlegen, BX:EDUCATION verwendet beim Versand automatisch die in der Person hinterlegte Sprache. Für Institutionen mit deutsch-, französisch -oder italienischsprachigen Studierenden entfällt damit das manuelle Sortieren nach Sprachen vor dem Versand und lässt sich eine Vorlage bei Bedarf auch automatisiert übersetzen.

Fazit

Der Unterschied zwischen einer Rundmail und einer persönlichen Mail liegt selten im Textinhalt, sondern ein paar Details: der richtigen Anrede, dem richtigen Kursnamen, dem richtigen Datum. Textcodes übernehmen genau diese Details, ohne dass jemand 200 Zeilen von Hand anpasst. Das Sekretariat schreibt eine Vorlage, BX:EDUCATION erledigt den Rest beim Versand.

 

Häufige Fragen

Wie kann ich 200 Studierende anschreiben, ohne dass es wie ein Rundmail wirkt?

Mit einer einzigen Vorlage, in der Textcodes statt fixer Namen oder Daten stehen. BX:EDUCATION ersetzt diese Platzhalter beim Versand automatisch durch die individuellen Daten jeder Person, sodass jede Mail persönlich adressiert wirkt.

 Muss ich für jede Klasse eine eigene Vorlage schreiben?

Nein. Textcodes zur verknüpften Anmeldung wie Veranstaltungsname oder Startdatum passen sich automatisch an, sodass eine Vorlage für unterschiedlichen Klassen und Durchführungen wiederverwendet werden kann.

Funktionieren Textcodes auch bei gedruckten Briefen, nicht nur bei E-Mails?

Ja. Dieselben Feldfunktionen lassen sich in Serienbriefen einsetzen, die Als Korrespondenz erstellt und gedruckt oder als PDF versendet werden.

Wie behalte ich den Überblick, was schon verschickt wurde?

Jede Korrespondent und jede E-Mail wird in den Versandhistorie der jeweiligen Person festgehalten, sodass sich jederzeit nachvollziehen lässt, was wann versendet wurde.