Schluss mit der Doppelerfassung in der Buchhaltung
Rechnung in der Schulverwaltung erfasst und danach in der Buchhaltung nochmals eingetippt? Mit den Buchhaltungsschnittstellen von BX:EDUCATION entsteht der Auftrag dort, wo Veranstaltung, Anmeldung und Preise liegen, und geht als fertige Rechnung an Bexio, Abaninja oder Abacus. Alles danach, Zahlungen, Debitoren und Abschluss, bleibt in der Finanzbuchhaltung.
In vielen Bildungsinstitutionen existiert dieselbe Rechnung an zwei Orten. Das Sekretariat stellt sie in der Schulverwaltung aus, weil dort Anmeldung, Kurs und Rechnungsadresse liegen, und die Buchhaltung erfasst sie anschliessend ein zweites Mal in Abacus, Bexio oder Abaninja, weil dort der Abschluss gemacht wird. Bei einer Handvoll Kursrechnungen im Monat ist das lästig. Zum Semesterstart, wenn mehrere hundert Anmeldungen auf einmal abgerechnet werden, wird daraus ein eigener Arbeitsblock, in dem ein Zahlendreher oder ein falsches Konto erst beim Abgleich der offenen Posten auffällt.
Im Modul Finanzen von BX:EDUCATION entsteht der Auftrag aus den Daten der Veranstaltung und geht als Rechnung an die Finanzbuchhaltung. Dort werden Debitoren, Zahlungen und Abschluss geführt, nicht in der Schulverwaltung.
Was macht eine Buchhaltungsschnittstelle in der Schulverwaltung?
Eine Buchhaltungsschnittstelle übergibt die Rechnungen, die in der Schulverwaltung entstehen, an die Finanzbuchhaltung. In BX:EDUCATION sind das die Aufträge aus Veranstaltungen und Anmeldungen, mit Positionen pro Person oder pro Firma. Die Finanzbuchhaltung bleibt das führende System für Debitoren, Zahlungen, Mahnwesen, Mehrwertsteuer und Abschluss.
Das ist eine bewusste Entscheidung. BX:EDUCATION bildet die Schule ab, nicht die Buchhaltung. Die Tiefe einer etablierten Finanzbuchhaltung erreicht ein Schul-ERP nicht, und BX:EDUCATION versucht es auch nicht. Es liefert der Buchhaltung die Rechnung so, dass sie dort weiterverarbeitet werden kann wie jede andere Debitorenrechnung.
Wie entsteht der Auftrag in BX:EDUCATION?
Der empfohlene Weg führt über die Veranstaltung. Dort sind die Verrechnungspositionen hinterlegt, aufgebaut aus Artikeln, die Konto und MWST-Code mitbringen und über ihre ID mit den Produkten der Finanzbuchhaltung verknüpft sind. Aus diesen Positionen und den Anmeldungen erstellt BX:EDUCATION die Aufträge, pro Teilnehmerin und Teilnehmer oder pro Firma, wenn ein Betrieb mehrere Mitarbeitende anmeldet. Der Weg über die Abrechnung der einzelnen Anmeldungen bleibt möglich, steht aber nicht im Vordergrund.
Auftrag, Offerte, Entwurf und Rechnung sind in BX:EDUCATION derselbe Datensatz, nur der Status wechselt. Eine Offerte geht per E-Mail direkt aus dem System raus, die Empfängerin nimmt sie über einen Link online an oder lehnt sie mit einer Bemerkung ab, und das Resultat fliesst automatisch zurück. Wird aus dem Auftrag die Rechnung, ist sie bereit für die Übergabe.
Wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung?
Die Übergabe wird aus BX:EDUCATION heraus ausgelöst, sie ist ein bewusster Arbeitsschritt und kein Hintergrundprozess. Für Bexio und Abaninja läuft sie gleich: Beide sind über eine REST-Schnittstelle angebunden, die Rechnung wird per Knopfdruck aus BX:EDUCATION übergeben. Für Abacus wird eine Importdatei erzeugt, direkt bei den Verrechnungspositionen der Veranstaltung. Übergeben werden in allen drei Fällen die Rechnungspositionen pro Person oder Firma. Bei Bexio gleicht BX:EDUCATION bei jeder Übermittlung zusätzlich die Kontaktangaben, die Adressen und die für die Rechnung relevanten Beziehungen ab, etwa die Zuordnung einer Person zu ihrer Firma.
Alle drei Schnittstellen sind heute unidirektional. Die Rechnung geht von BX:EDUCATION in die Buchhaltung, der Zahlungsstatus kommt nicht automatisch zurück. Ob eine Rechnung bezahlt ist, sieht die Schule in der Finanzbuchhaltung oder erfährt es von der Buchhaltung.
Was kommt 2027?
Für Abacus und Topal sind bidirektionale Schnittstellen in Arbeit, die 2027 verfügbar werden. Sie melden den Zahlungsstatus aus der Finanzbuchhaltung zurück nach BX:EDUCATION. Das Sekretariat sieht dann direkt am Auftrag, ob eine Rechnung offen, bezahlt oder gemahnt ist, ohne in der Buchhaltung nachzusehen. An der Arbeitsteilung ändert das nichts: Die Rechnung entsteht weiterhin in der Schulverwaltung, Zahlungen und Debitoren bleiben in der Finanzbuchhaltung.
Milos:
Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine Studentin fragt im Sekretariat, ob ihre Rechnung schon bezahlt ist oder ob noch etwas offen ist. Macht die Schule die Buchhaltung nicht selbst, sondern ein externer Treuhänder, muss das Sekretariat heute dort nachfragen. Mit der Rückmeldung des Zahlungsstatus steht die Antwort direkt am Auftrag.
Und wenn die Finanzbuchhaltung im System geführt werden soll?
BX:EDUCATION bringt die Funktionen dafür mit. Zahlungseingänge lassen sich aus der camt.054-Datei der Bank einlesen und den Rechnungen zuordnen, Belege werden erzeugt, Mahnungen können aus dem System verschickt werden. Wer das will, kann die Debitorenbuchhaltung weitgehend in BX:EDUCATION führen. Als Standard empfehlen wir diesen Weg nicht. Kontenplan, Mehrwertsteuer und Abschluss liegen ohnehin in Abacus, Bexio oder Abaninja, und dort gehören auch die Zahlungen hin.
Wer eine andere Finanzbuchhaltung einsetzt, exportiert die Aufträge als Excel und verwendet die Datei als Grundlage für den Import. Listen und Berichte lassen sich über das Modul Auswertung & Integration zudem als CSV oder PDF ausgeben.
Was muss vor der ersten Übergabe eingerichtet sein?
Damit die Rechnungen in der Buchhaltung am richtigen Ort landen, müssen die Artikel in BX:EDUCATION zu den Produkten und Konten der Finanzbuchhaltung passen. Diese Zuordnung wird beim Einrichten einmal gemacht und gilt danach für jede Rechnung. Weil Änderungen daran alle künftigen Rechnungen betreffen, werden sie in Rücksprache mit dem Support vorgenommen.
Milos:Die Schnittstelle selbst ist generisch, die Arbeit steckt in der Konfiguration pro Kunde. Kaum zwei Schulen nutzen in Bexio dieselben Funktionen, Felder und Strukturen. Das genaue Mapping und der Ablauf werden deshalb für jede Institution einzeln eingerichtet, und je nach Fall braucht es mehrere Testdurchläufe, bis alles stimmt.
Fazit
Doppelerfassung hat selten mit der Buchhaltungssoftware zu tun. Sie entsteht, weil die Rechnung an einem anderen Ort geschrieben wird, als sie verbucht wird. Entsteht sie dort, wo Veranstaltung und Anmeldung liegen, und geht sie fertig in die Finanzbuchhaltung, verschiebt sich die Aufgabe der Buchhaltung vom Abtippen zum Prüfen. Die Grenze dazwischen ist bewusst gezogen. Die Schulverwaltung weiss, wer was gebucht hat und was es kostet. Die Buchhaltung weiss, wer bezahlt hat.
Häufige Fragen
Muss unsere Buchhaltung Kursrechnungen weiterhin von Hand erfassen? +
Nein. Die Rechnung entsteht in BX:EDUCATION aus den Verrechnungspositionen der Veranstaltung und wird an Bexio, Abaninja oder Abacus übergeben. Die Buchhaltung prüft sie dort und arbeitet wie gewohnt weiter.
Kommen die Zahlungseingänge zurück nach BX:EDUCATION? +
Heute nicht, die Schnittstellen sind unidirektional. Für Abacus und Topal sind 2027 bidirektionale Schnittstellen vorgesehen, die den Zahlungsstatus zurückmelden.
Werden die Rechnungen in Echtzeit übertragen? +
Die Übergabe wird aus BX:EDUCATION heraus ausgelöst. Bei Bexio und Abaninja per Knopfdruck über die REST-Schnittstelle, bei Abacus über eine Importdatei. So bestimmt die Schule, wann Rechnungen in die Buchhaltung gelangen.
Können wir die Zahlungen trotzdem in BX:EDUCATION führen? +
Ja. Zahlungseingänge lassen sich aus der camt.054-Datei der Bank einlesen und den Rechnungen zuordnen, auch Mahnungen sind aus dem System möglich. Als Standard empfehlen wir, Zahlungen und Debitoren in der Finanzbuchhaltung zu führen.
Erstellt BX:EDUCATION auch die Mehrwertsteuerabrechnung? +
Nein. Die Artikel bringen den MWST-Code mit, die Abrechnung an die ESTV entsteht in der Finanzbuchhaltung.
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