Finanzen und Subventionen
Rechnungen stellen und Leistungen abrechnen
Im Modul Finanzen können Rechnungen erstellt, gedruckt und versendet werden. Die Adressen für die Rechnungen kommen selbstverständlich aus dem CRM Modul. Alle wichtigen Angaben werden standardisiert ausgefüllt und können bei Bedarf überschrieben werden. Im Einleitungs- und Schlusstext ist es - wie bei einem Serienbrief - möglich Informationen aus Anmeldungen zu einer Veranstaltung zu übernehmen und anzudrucken.
In der integrierten Artikelverwaltung können alle möglichen Leistungen wie zum Beispiel Mitgliederbeiträge, Beratungen, Raumvermietungen oder Bücher erfasst werden. Damit geht das Finanzmodul weit über die reine Abrechnung von Ausbildungen hinaus und eine effiziente Abrechnungen aller Leistungen wird möglich.
Rechnungen können direkt im Modul Finanzen oder von einer Anmeldung aus gestellt werden. Selbstverständlich ist es möglich, mit nur einem Klick die Rechnungen für alle Anmeldungen zu einer Veranstaltung zu erstellen. Bei Rechnungen auf Basis von Anmeldungen werden die allfälligen in der Anmeldung hinterlegten Informationen zu zweiten Rechnungsempfänger und Rechnungssplit direkt berücksichtigt. Dies trägt zur Effizienz der Finanzverwaltung bei.
Einblick ins Modul Finanzen von BX:EDUCATION
Das Debitorenmanagement
Das Stellen von Rechnungen ist nur der erste Schritt. BX:EDUCATION bietet Ihnen den komplett Überblick über den Debitorenstamm. Welche Rechnungen sind bezahlt, welche offen und welche sind Teilbezahlt - alles ist auf einen Blick ersichtlich. Falls Kunden mal nicht pünktlich bezahlen, können Sie einen Mahnlauf durchführen - angefangen mit einer freundlichen Erinnerung bis hin zur Betreibung.
Zahlungsdateien Ihrer Bank (CAMT.054) können in das System hochgeladen werden. Das System ordnet Zahlungen automatisch den Rechnungen zu und verbucht diese. Zahlungen die nicht zugeordnet werden können, erscheinen in einer Übersicht und können von dir manuell zugeordnet werden. Damit sind ungeplante Teilzahlungen oder Fehlbeträge ganz einfach aufzulösen.
Natürlich erlaubt das System auch die Verbuchung einer manuellen Zahlung. Damit können Sie eine Barzahlung einer Rechnung sauber eintragen. Für jede Transaktion erstellt das System die entsprechende Buchung, die über eine Schnittstelle an die Buchhaltung übertragen werden können. Zum aktuellen Zeitpunkt unterstützen wir den Export in eine CSV Datei oder die direkte Anbindung der ABACUS Finanzbuchhaltung.
Kantonale Subventionen
Wenn Ihre Schule Ausbildungen anbietet, die von den Kantonen subventioniert werden, dann unterstützt Sie BX:EDUCATION auch hier. Das Finanzmodul von BX:EDUCATION ermöglicht Ihnen die Erfassung von Subventionsbeiträgen für einen Studierenden basierend auf dessen Wohnkanton.
Die Abrechnung der Subventionsbeiträge erfolgt im Finanzmodul und kann nach Excel exportiert werden. Mit dem Subventionsmodul wird die Abstimmung mit einem Kanton deutlich vereinfacht und kein Subventionsbeitrag geht vergessen.
Das Modul Finanzen umfasst folgende Funktionen
Auftragsverwaltung
Erstellen, bearbeiten und verwalten Sie Aufträge in BX:EDUCATION – inklusive automatischer Debitorenerstellung, damit Auftrag und Rechnungsempfänger durchgängig sauber verknüpft sind.
Schnittstellen
BX:EDUCATION lässt sich über Schnittstellen an gängige Finanz-/Buchhaltungslösungen wie Abacus, Bexio und Abaninja anbinden. So können für die Auftragserstellung relevante Daten (z. B. Kurs-, Personen-, Firmendaten) genutzt werden, um Rechnungen/Offerten zu erstellen welche dann exportiert werden können.
Debitorenmanagement
Behalten Sie alle offenen Forderungen im Blick und greifen Sie direkt auf die zugehörigen Aufträge zu, da Forderungen automatisch mit Aufträgen verknüpft werden.
Mahnwesen
BX:EDUCATION unterstützt ein automatisches Mahnwesen mit konfigurierbaren Mahnstufen und Erinnerungen, um ausstehende Zahlungen strukturiert nachzuverfolgen.
Zahlungseingänge
Zahlungseingänge können erfasst und offene Positionen eindeutig zugeordnet werden, sodass der Zahlungsstatus jederzeit aktuell und nachvollziehbar bleibt.
Stornierung
Für Korrekturen stehen Stornobuchungen zur Verfügung – inklusive automatischer Beleg-Erstellung und sauberer Dokumentation.
Artikelverwaltung
Ein integriertes Artikelverwaltungssystem bildet die Grundlage für die Rechnungserstellung, indem Leistungen und Positionen standardisiert gepflegt und wiederverwendet werden können.
Honorare
Honorarabrechnungen für Dozierende verwalten.
Offerten
Es können Angebote erstellt, direkt versendet und online beantwortet werden.
Notizen/Dokumente
Notizen und Dokumente können pro Auftrag abgelegt werden.
Belege
Buchungsbelege einsehen und verwalten.
Darum setzen Bildungsinstitutionen auf BX:EDUCATION
Entdecken Sie, was unser Modul Finanzen und Subventionen besonders macht.
Verbuchte Aufträge erstellen automatisch einen Debitor und Buchungsbeleg.
Export der Auftragsliste als Excel für weitere Verarbeitung möglich.
Nur nicht verbuchte Rechnungen können gebucht werden - verbuchte Aufträge sind geschützt.
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