Rechnungsstellung aus der Kursverwaltung: Aufträge aus Kursdaten, Buchhaltung im Finanztool

Rechnung erstellen, Zahlung zuordnen, mahnen, exportieren: In vielen Bildungsinstitutionen sind das vier separate Schritte, zwischen denen Zahlen von Hand wandern. Das Sekretariat pflegt die Anmeldung. Irgendwann entsteht daraus eine Excel-Liste für die Buchhaltung. Und die Buchhaltung tippt die Beträge ein zweites Mal in ihre eigene Software. Bei jeder Übergabe kann sich ein Tippfehler einschleichen, eine Aktualisierung vergessen gehen, ein Betrag veralten.

Die naheliegende Antwort wäre ein System, das alles kann. Genau das verspricht BX:EDUCATION nicht. Eine Finanzbuchhaltung mit Kontenplan, Abschlüssen und MWST-Abrechnung bilden Werkzeuge wie Bexio, AbaNinja oder Abacus seit Jahren in einer Tiefe ab, an die ein ERP für Schulverwaltungen nicht herankommen muss. Die Stärken des Modul Finanzen .

liegt einen Schritt davor: bei den Kursdaten. Teilnehmende, Preise und Artikel sind im System bereits erfasst. Daraus entstehen die Aufträge und die fertigen Belege wandern per Export dorthin, wo die Buchhaltung ohnehin arbeitet.

Wie entsteh eine Rechnung direkt aus dem Kurs?

Pro Kurs oder Veranstaltung erfasst das Sekretariat Verrechnungspositionen aus den hinterlegten Artikeln. Diese Artikel sind in der Regel über IDs direkt mit den Produkten aus der Finanzbuchhaltung verknüpft. Preise und Positionen steuert die Schule damit zentral im ERP und sie passen trotzdem zur FiBu. Aus der Veranstaltung heraus erstellt das Sekretariat dann direkt Offerten, Entwürfe oder Rechnungen. Niemand tippt Beträge ab, die Positionen hängen bereits am Kurs.

Ein Datensatz, der den Status wechselt.

Offerte, Entwurf, Auftrag und Rechnung sind in BX:EDUCATION nicht bier getrennte Dokumente, sondern derselbe Datensatz in unterschiedlichen Status. Nimmt eine Kundin die Offerte an, wird daraus der Auftrag. Aus dem Auftrag wird die Rechnung. Nichts wird neu erfasst und es gibt keinen Punkt, an dem zwei Versionen desselben Belegs auseinanderlaufen können.

Offerten versenden oder online annehmen lassen

Der Offertenprozess läuft ebenfalls direkt aus dem System. BX:EDUCATION versendet die Offerte per Mail, die Empfängerin oder der Empfänger öffnet sie über einen Link und nimmt sie online an oder lehnt sie ab, auf Wunsch mit einer Bemerkung. Das Resultat fliesst automatisch zurück ins ERP, der Datensatz wechselt den Status und ist bereit für die Rechnungsstellung.

Was passiert bei einer Splitrechnung zwischen Arbeitgeber und Studierenden?

Zahlt nicht die angemeldete Person allein, sondern etwa der Arbeitgeber einen Teil der Kosten, trägt das Sekretariat das direkt in der Anmeldung ein: erste Rechnungspartei, zweite Rechnungspartei als Firma oder Person, der prozentuale Anteil und die Adresse für den Splitanteil. Beim Erstellen der Rechnung erzeugt das System daraus automatisch zwei Rechnungen mit dem definierten Anteil. Von Hand nachpflegen muss hier niemand etwas, die Angaben stehen bereits an der Anmeldung.

Der Weg über die Anmeldung bleibt

Wer Rechnungen lieber gesammelt pro Bildungsgang oder Klasse erstellt, nutzt weiterhin die Abrechnung der Anmeldungen: filtern, Anmeldungen markieren, Rechnungen erstellen. Dieser Weg funktioniert unverändert. Der direktere Weg führt allerdings über den Kurs selbst, weil dort die Verrechnungspositionen bereits am richtigen Ort hängen.

Wie kommen Zahlungen und Mahnungen zurück ins System?

Nach dem Export übernimmt das Finanztool. Zahlungsinformationen fliessen auf zwei Wegen zurück ins ERP: über camt.054, das offizielle Bankenformat, das allen Institutionen offensteht, oder über eine konfigurierte Schnittstelle zum Finanztool. So sieht das Sekretariat jederzeit, welche Rechnung offen und welche bezahlt ist.

Beim Mahnwesen entscheidet jede Institution selbst, wer den Prozess führt. Entweder mahnt der Treuhänder komplett aus seinem Finanztool und die Stati laufen über camt.054 oder die Schnittstelle zurück ins ERP: Oder der Treuhänder meldet die Zahlungsstati zurück und die Schule prüft die offenen Posten selbst und versendet die Mahnungen direk aus BX:EDUCATION.

Fazit

Die Arbeitsteilung ist bewusst gewählt. Das ERP kennt die Kurse, die Teilnehmenden und die Preise, das Finanztool kennt Kontenplan und Abschluss. BX:EDUCATION setzt dort an, wo bisher die Doppelerfassung entstand, nämlich beim Erstellen der Aufträge und überlässt die Buchhaltung den Werkzeugen, die dafür gebaut wurden.

 

Häufige Fragen

Ersetzt BX:EDUCATION unsere Buchhaltungssoftware?

Nein, und das mit Absicht. BX:EDUCATION erstellt Offerten, Aufträge und Rechnungen aus den Kursdaten und exportiert die Belege an die Finanzbuchhaltung. Kontenplan, Abschlüsse und MWST-Abrechnung bleiben im Finanztool und beim Treuhänder.

Muss ich jede Splitrechnung von Hand nachpflegen?

Nein. Die Angaben zur zweiten Rechnungspartei und zum prozentualen Anteil werden einmal an der Anmeldung erfasst. Beim Erstellen der Rechnung übernimmt BX:EDUCATION diese Angaben automatisch und erzeugt zwei Rechnungen mit dem hinterlegten Anteil.

Funktioniert die Rechnungsstellung über die Anmeldungen weiterhin?

Ja. Die Abrechnung der Anmeldungen mit Filter auf Bildungsgang oder Klasse bleibt bestehen. Der empfohlenen Weg führt über den Kurs, weil dort die Verrechnungspositionen direkt hinterlegt sind.

An welche Buchhaltungslösungen lässt sich BX:EDUCATION anbinden?

Verfügbar sind Anbindungen an Abacus über Abaconnect sowie Schnittstellen zu Bexio und AbaNinja. Eine Anbindung an Topal ist geplant. Für die konkrete Ausgestaltung in Ihrer Umgebung empfiehlt sich eine Abklärung mit dem Support.

 

 

 

Was ist ein Kompetenzraster in BX:EDUCATION?

Ein Kompetenzraster ist eine strukturierte Übersicht von Lernzielen respektive Kompetenzen, die eine Person im Verlauf ihrer Ausbildung nachweisen muss. In BX:EDUCATION wird dieses Raster digital geführt: Jede Kompetenz ist einzeln erfasst, kann kommentiert und mit einem Status versehen werden – von in Bearbeitung bis erreicht. sdffsdzwischen denen Zahlen v