Das Online-Anmeldeformular als erste Visitenkarte

Jeder Bildungsgang hat einen eigenen Reiter »Anmeldeformular«. Den Rahmen gibt der Bildungsgangtyp vor (Standard oder Modulunterricht), denn er bestimmt, welche Felder im Standardformular erscheinen. Wird der Typ später geändert, warnt das System, weil das bestehende Formular beim Speichern verworfen wird und verlangt eine Bestätigung. Neben Bildungsgängen und Lehrgängen lassen sich auch einzelne Veranstaltungen im Portal veröffentlichen, etwa Kurse oder Weiterbildungen als Kurzveranstaltung, jeweils mit eigenem Formular.
Damit nicht jedes Formular von Grund auf neu entsteht, lassen sich Formularstrukturen in den Einstellungen als Vorlage Bildungsgang hinterlegen. Ein Bildungsgang, der aus dieser Vorlage erstellt wird, bringt das Formular gleich mit.

Für die vordefinierten Felder wie Name, Geburtsdatum, Adresse oder Beruf wird pro Bildungsgang festgelegt, ob sie sichtbar, optional oder Pflicht sind. Hier entscheidet sich, wie lang das Formular für die anmeldende Person wird. Jedes Pflichtfeld ist eine Frage, die vor dem Absenden beantwortet sein muss, auch wenn die Antwort erst später für die Zulassung oder die Rechnung gebraucht wird.
Was darüber hinaus nötig ist, kommt über Zusatzangaben ins Formular. Das sind frei definierbare Felder, etwa als einzeiliger oder mehrzeiliger Text, Datum, Checkbox, Selektion mit Einfach- oder Mehrfachauswahl, Einverständnis, Zimmerreservation oder als Verrechnungsposition. So lassen sich zum Beispiel Vorkenntnisse oder die Verpflegungspräferenz abfragen. Eine Zusatzangabe vom Typ Verrechnungsposition geht einen Schritt weiter: Wählt die Person sie an, etwa für Lehrmittel oder eine Prüfungsgebühr, landet die Position direkt auf der Anmeldung und damit später auf der Rechnung. Auf Ebene der Klasse können zusätzlich Felder hinterlegt werden, die nur im Formular dieser Klasse erscheinen.

Mit der Einverständnis-Konfiguration erscheint im Formular ein Text mit einer Checkbox zum Bestätigen. Der Text wird im Editor gepflegt, lässt sich als Vorlage speichern und in anderen Bildungsgängen wiederverwenden. AGB oder Datenschutzerklärung werden als Link eingebunden, statt sie in voller Länge ins Formular zu kopieren.

Zum Formular gehört die Ausschreibung. Im Reiter »Portalinformationen« wird gepflegt, was im Portal zum Bildungsgang steht: Beschreibung, Ziele, Inhalt, Zulassungsbedingungen, Unterrichtszeiten, Kosten, Annullationsbedingungen oder Verpflegung. Dazu kommen Bilder, ein Flyer als PDF sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen. Hier wird auch festgelegt, ob es bei voller Belegung eine Warteliste gibt oder ob sich niemand mehr anmelden kann.
Das Portal ist Teil von BX:EDUCATION und im Standard enthalten. Die Schule verlinkt es von ihrer eigenen Website aus, zum Beispiel vom Button »Jetzt anmelden« bei einem Angebot. Die Farben lassen sich teilweise pro Institution anpassen, damit der Übergang von der Website ins Portal nicht wie ein Systemwechsel wirkt. Wer als Administratorin oder Administrator angemeldet ist, sieht im Portal auch Angebote, die noch nicht publiziert sind, und prüft Ausschreibung und Formular so, bevor sie öffentlich werden.
Zwei Zeitfenster steuern den Ablauf. Das Publikationsfenster legt fest, ab wann der Bildungsgang im Portal sichtbar ist, das Anmeldefenster, von wann bis wann Anmeldungen möglich sind. Ein Angebot kann also schon ausgeschrieben sein, bevor die Anmeldung öffnet.

Wer sich anmelden will, registriert sich zuerst im Portal. Der Portalzugang entsteht dabei, auf Wunsch mit einer Freigabe durch die Schule, bevor er genutzt werden kann. Ab dann gehen Anmeldungen und Änderungen am eigenen Profil direkt ins System. Welche Felder die Person selbst ändern darf, wird pro Institution konfiguriert, und wer vom Sekretariat deaktiviert wird, kann sich nicht mehr anmelden.
Die Anmeldung erscheint im System in der Regel mit dem Status »Angemeldet«. Wer die Zulassung zuerst prüfen will, lässt neue Anmeldungen stattdessen mit einem anderen Status anlegen, etwa »Provisorisch«, und setzt sie nach der Prüfung auf »Angemeldet« oder bei einer Absage auf »Abgelehnt«. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, landen weitere Anmeldungen auf der »Warteliste«, sofern die Schule sie in den Portalinformationen zugelassen hat.
Ist im Anmeldeformular eine Mailvorlage hinterlegt, erhält die Person beim Absenden automatisch eine Bestätigung. Die Funktion »Bestätigungsmail senden« in der Anmeldung ist für den anderen Fall gedacht: wenn das Sekretariat jemanden direkt im System angemeldet hat, ohne dass die Person über das Portal gegangen ist.
Die Verrechnungspositionen des Bildungsgangs werden automatisch auf die Anmeldung übernommen, zusammen mit dem, was die Person im Formular dazugewählt hat. Steht die Zulassung fest, ist die Grundlage für die Rechnung damit bereits vorhanden.