Zugriffe und Einstellungen selbst verwalten (NEU in V5)

Wer darf Noten einsehen, wer Finanzdaten, wer die Personendaten einer ganzen Klasse? In Bildungsinstitutionen arbeiten oft sehr unterschiedliche Rollen mit denselben Studierendendaten: Studienleitung, Sekretariat, externe Dozierende, Finanzbuchhaltung. Fehlen granulare Zugriffsrechte, sehen entweder alle zu viel, oder jede Änderung an Berechtigungen muss über den Software-Support laufen.

Ähnlich verhält es sich mit den vielen kleinen Stammdaten hinter dem Tagesgeschäft. Ein neuer Personentyp, ein zusätzlicher Status bei den Anmeldungen oder eine fehlende französische Bezeichnung in einem Dropdown landen schnell als Ticket beim Support, obwohl das eigene Team sie ebenso gut selbst erfassen könnte. In Version 5 laufen beide Themen in den Einstellungen zusammen. Die Einstellungen kennen Systemverantwortliche bereits, dort pflegen sie seit jeher einen Grossteil der Auswahlwerte samt Übersetzungen selbst. Ganz neu ist die Benutzerverwaltung darin: Benutzerkonten werden selbstständig angelegt, angepasst und deaktiviert, und Rollen und Berechtigungen steuern gezielt, wer worauf Zugriff hat.

Warum sind granulare Zugriffsrechte bei Studierendendaten wichtig?

Studierendendaten umfassen Noten, teils Gesundheitsangaben und Finanzdaten. Das sind Informationen, die nicht jede Person im Betrieb im vollem Umfang sehen muss. Rollen wie Studienleitung, Sekretariat, externe Dozierende oder Finanzbuchhaltung brauchen unterschiedliche Sichten: Wer nur für die Rechnungsstellung zuständig ist, muss keine Notendetails einsehen können, und umgekehrt.

Was ist neu an der Benutzerverwaltung in Version 5?

Die Benutzerverwaltung ist neu Teil der Einstelllungen. Benutzerkonten lassen sich damit selbständig und ohne Umwege direkt im ERP anlegen, anpassen und deaktivieren. Über Rollen und Berechtigungen wird gezielt gesteuert, wer worauf Zugriff hat, und eine zentrale Ansicht schafft Transparenz darüber, wer aktuell welche Zugriffe besitzt. Das eigene Team verwaltet Zugriffe damit selbst, ohne für jede Änderung den Support zu bemühen. Wer wann ein Konto oder eine Berechtigung angepasst hat, bleibt dabei im Audit-Log einsehbar.

Wie wird das Berechtigungskonzept konkret gepflegt?

Mitarbeitende und ihre Berechtigungen werden in den Einstellungen im Bereich «Benutzerverwaltung» verwaltet. Pro Mitarbeiterin wird festgelegt, welche Module sichtbar sind, etwa Dashboard, ToR oder Finanzen, und welche Aktionen sie ausführen darf. Auch der Zugriff auf die Einstellungen ist eine solche Berechtigung. Sie wird in der Regel nur bei den Systemverantwortlichen aktiviert, damit Stammdaten und Vorlagen an einer Stelle gepflegt werden. Da detaillierte Berechtigungsschemata häufig institutionsspezifisch sind, lohnt sich bei der klaren Trennung von Rollen wie Studienleitung, Sekretariat, Dozent extern oder Finanzbuchhaltung eine Beratung durch den Support.

Welche Einstellung pflegen Systemverantwortliche selbst?

Hinter dem Zahnrad-Symbol in der oberen Menüleiste liegt das Einstellungs-Dashboard, das es in BX:EDUCATION schon lange gibt. Dort sind Konfigurationsbereiche nach Themen gruppiert, die hinter dem Tagesgeschäft stehen: Vorlagen für Bildungsgänge, Klassen und Fächer, Perioden und Sperrtage, Gebäude und Räume, Artikel für die Verrechnung sowie Mail- und Korrespondenzvorlage pro Sprache.

Besonders viel Arbeit nimmt der Bereich Auswahlwerte ab. Auswahlwerte sind Inhalte aller Dropdown-Felder im System, gruppiert nach Modulen wie Finanzen, Anmeldungen, CRM, Noten oder Korrespondenz. Ein Grossteil davon wird von den Systemverantwortlichen selbst gepflegt, inklusive der Übersetzungen in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Ein neuer Personentyp im CRM oder ein zusätzlicher Wert bei den Anmeldungen wird damit selbst erfasst und erscheint bei allen Benutzerinnen in der Sprache, die sie in der Menüleiste gewählt haben.

Beim Löschen von Auswahlwerden ist Zurückhaltung angebracht. Bestehende Datensätze referenzieren auf diese Werte, weshalb ein Löschen nur in Rücksprache mit Support erfolgen sollte. Ergänzen, anpassen und übersetzen lassen sich die Werte hingegen ohne Rückfrage.

 

Fazit

Sensible Studierendendaten verdienen ein Zugriffskonzept, das genau steuert, wer was sieht. Mit der neuen Benutzerverwaltung in den Einstellungen gibt Version 5 von BX:EDUCATION den Institutionen diese Kontrolle in die eigene Hand. Und weil Systemverantwortliche dort schon bisher Auswahlwerte, Übersetzungen und Vorlagen selbst pflegen, bleibt der Support für die Frage frei, bei denen er wirklich gebraucht wird, etwa beim Aufsetzen eines Institutionsspezifischen Berechtigungsschemas.

 

Häufige Fragen

Sieht das Sekretariat automatisch auch Noten oder Finanzdaten ein?

Nein. Berechtigungen werden in den Einstellungen unter «Berechtigung -> Mitarbeiter» pro Modul und Aktion vergeben, nicht pauschal pro Person. Wer nur die Anmeldung zuständig ist, erhält keinen Zugriff auf Notendetails, und umgekehrt.

Braucht es für jede neue Mitarbeiterin einen Anruf beim Support?

Nicht mehr zwingend. Benutzerkonten lassen sich seit Version 5 in den Einstellungen anlegen, anpassen und deaktivieren. Eine Beratung durch den Support lohnt sich vor allem beim ersten Aufsetzen eines institutionsspezifischen Berechtigungsschemas.

Können wir Auswahlwerte wie Personentypen oder Anmeldestatus selbst ergänzen?

Ja, sofern die Berechtigung für die Einstellungen aktiviert ist. Auswahlwerte werden dort nach Modulen gruppiert gepflegt, inklusive der Übersetzungen in Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Neue Werten lassen sich selbst erfassen. Bestehende Werte sollten nur in Rücksprache mit Support gelöscht werden, da verknüpfte Datensätze darauf referenzieren.

Wer unterstützt bei der Trennung einzelner Rollen?

Detaillierte Berechtigungsschemata sind häufig institutionsspezifisch. Der Support berät gezielt, insbesondere wenn Rollen wie Studienleitung, Sekretariat, Dozent extern oder Finanzbuchhaltung klar getrennt werden sollen.