Vorlagen statt jedes Mal neu erstellen

Immer denselben Bildungsgang von Grund auf neu aufbauen, mit denselben Klassen, denselben Fächern, demselben Anmeldeformular? Das muss nicht sein. Trotzdem passiert genau das in vielen Bildungsinstitutionen: Strukturen, die sich von einer Durchführung zur nächsten kaum unterscheiden, werden manuell nachgebaut, mit dem entsprechenden Risiko für Übertragungsfehler und Inkonsistenzen.

BX:EDUCATION löst das über Vorlagen: Master-Bildungsgänge mit hinterlegten Klassen-, Fach- und Notenstrukturen, eigenständige Klassen- und Fachvorlagen sowie Kursvorlagen für Kursanbieter. Ob eine Institution ihre Ausbildungen in Semestern, Schuljahren oder Modulen gliedert, spielt dabei keine Rolle. Das System ist an dieser Stelle bewusst flexibel gehalten, weil jede Schule anders organisiert ist. Eine neue Durchführung entsteht aus der Vorlage in wenigen Schritten, statt komplett neu konfiguriert zu werden.

Welche Vorlagentypen bietet BX:EDUCATION?

Unter Einstellungen → Vorlagen Bildung stehen Vorlagen Bildungsgang, also Master-Bildungsgänge mit hinterlegten Klassen-, Fach- und Notenstrukturen, eigenständige Vorlagen Klassen sowie wiederverwendbare Vorlagen Fächer zur Verfügung. Auch Dozentenbuchungen lassen sich bereits in den Vorlagen hinterlegen, sodass die Zuteilung der Lehrpersonen nicht bei jeder Durchführung neu erfasst werden muss. Für Kursanbieter kommen zusätzlich Vorlagen Kurse und Vorlagen Kurzveranstaltungen für Workshops und Seminare dazu.

Wie entsteht ein neuer Bildungsgang aus einer Vorlage?

•       Einstellungen → Vorlagen Bildung → Vorlagen Bildungsgang öffnen und die passende Vorlage auswählen.

•       Vorlage bei Bedarf anpassen.

•       Aktion «Bildungsgang erstellen» auslösen. Hier stehen zwei Wege offen: Entweder wird die komplette Struktur der Vorlage auf einmal angelegt, oder der Bildungsgang entsteht über die Master-Funktion, die zusätzlich die Termine gleich mitplant (siehe nächster Abschnitt).

•       Im neu entstandenen Bildungsgang die spezifischen Angaben ergänzen: Anmeldebeginn, Verantwortliche und die konkreten Beträge der Verrechnungspositionen.

 

Wie plant die Master-Funktion Termine automatisch?

Viele Ausbildungen laufen Jahr für Jahr nach demselben Rhythmus: gleiche Kalenderwochen, gleiche Wochentage, gleiche Unterrichtszeiten. Für diese Schulen lassen sich in der Master-Vorlage Terminvorlagen hinterlegen, in denen Kalenderwoche, Wochentag und Uhrzeit definiert sind. Beim Erstellen aus dem Master gibt man nur noch das Jahr und die Startkalenderwoche an, und BX:EDUCATION legt die Termine samt hinterlegten Dozentenbuchungen daraus automatisch an. Terminkonflikte werden am Ende des Vorgangs gesammelt angezeigt und lassen sich anschliessend gezielt überprüfen, wo das nötig ist.

Wie wird eine bestehende Einheit kopiert, statt neu erstellt?

Im Reiter «Klasse/Semester/Modul» des Bildungsgangs steht die Aktion «Kopieren» zur Verfügung. Dort lässt sich wählen, ob nur die nächste Einheit oder alle verfügbaren Einheiten übernommen werden. Die neuen Einheiten übernehmen die bestehende Struktur und müssen nur noch mit den Angaben ergänzt werden, die für die jeweilige Durchführung spezifisch sind.

Was lässt sich neben Klassen und Fächern noch zentral vorkonfigurieren?

Auch Anmeldeformular-Strukturen, Korrespondenz- und Mailvorlagen mit Textcodes, Umfragevorlagen und Promotionsstrukturen lassen sich in den Einstellungen zentral als Vorlage anlegen, statt sie für jeden Bildungsgang neu zu konfigurieren. Empfehlenswert ist, die Master-Vorlagen schlank zu halten und nur dort zu differenzieren, wo tatsächlich inhaltliche Unterschiede bestehen. So bleibt die Pflege übersichtlich.

Fazit

Wiederkehrende Strukturen verdienen eine wiederkehrende Lösung, keine manuelle Neuerfassung. Mit Bildungsgang-, Klassen- und Fachvorlagen sowie der Master-Funktion mit Terminplanung reduziert BX:EDUCATION den Aufbau einer neuen Durchführung auf wenige gezielte Klicks. Das schafft Konsistenz zwischen den Durchführungen, die von Hand kaum zu halten wäre, unabhängig davon, ob eine Institution in Semestern, Schuljahren oder Modulen organisiert ist.

 

Häufige Fragen

Gilt eine Vorlage nur für einen einzigen Bildungsgang?

Nein. Eine Vorlage lässt sich beliebig oft als Ausgangspunkt verwenden. Klassen- und Fachvorlagen sind zudem eigenständig und damit auch über verschiedene Bildungsgänge hinweg wiederverwendbar.

Muss ich nach dem Kopieren einer Einheit alles nochmals manuell nachtragen?

Nein, nur die Angaben, die für die neue Durchführung spezifisch sind. Die neuen Einheiten übernehmen die bestehende Struktur und müssen lediglich um Details wie neue Termine oder Fristen ergänzt werden.

Können auch Kursanbieter ohne feste Klassenstruktur von Vorlagen profitieren?

Ja. Für Kursanbieter stehen eigene Vorlagen Kurse und Vorlagen Kurzveranstaltungen für Workshops und Seminare zur Verfügung, zusätzlich zu den Bildungsgang-, Klassen- und Fachvorlagen für klassisch klassenbasierte Institutionen.

Sollten möglichst viele Varianten in einer einzigen Master-Vorlage abgebildet werden?

Nein, im Gegenteil: Empfehlenswert ist, Master-Vorlagen schlank zu halten und nur dort zu differenzieren, wo es echte inhaltliche Unterschiede gibt. So bleibt die Pflege übersichtlich, auch wenn mehrere Varianten daraus entstehen.

Was passiert, wenn automatisch erstelle Termine mit bestehenden kollidieren?

BX:EDUCATION zeigt Terminkonflikte am Ende des Erstellvorgangs gesammelt an. Die betroffenen Termine lassen sich anschliessend einzeln überprüfen und anpassen, wo das nötig ist.