Terminkonflikte im Stundenplan früh erkennen

Eine Berufsfachschule plant das Herbstsemester in Excel, pro Klasse ein Blatt, pro Zeile eine Lektion. Dass der Chemieraum am Dienstag um 10:15 Uhr zweimal vergeben ist, meldet keine Formel, weil die beiden Einträge auf verschiedenen Blättern stehen. Bemerken kann es nur, wer beide Blätter nebeneinanderlegt. Sonst zeigt es sich am ersten Schultag.

In BX:EDUCATION ist jeder Termin mit einem Fach, einem Raum und in der Regel mit einer oder mehreren Dozierenden verknüpft. Weil alle Termine in derselben Datenbank liegen, prüft das System beim Speichern, ob der neue Termin mit einem bestehenden kollidiert, etwa weil der Raum zur gleichen Zeit schon vergeben ist. So eine Überschneidung heisst im System Terminkonflikt.

Was leisten Sperrtage?

Feier- und Ferientage hinterlegen Systemverantwortliche als Sperrtage unter Einstellungen › Ausbildung › Sperrtage. Ihre Wirkung hängt davon ab, wie ein Termin entsteht. Legt das Sekretariat eine wiederkehrende Serie an, etwa jeden Montag von 08:00 bis 10:00 Uhr über das ganze Semester, oder erzeugt das System Termine automatisch, greifen die Sperrtage: An einem Auffahrtsdonnerstag oder mitten in den Herbstferien entsteht gar keine Lektion. Wird ein einzelner Termin von Hand auf einen Sperrtag gelegt, behandelt BX:EDUCATION das wie jeden anderen Konflikt. Es erscheint dieselbe Meldung wie bei einer Raum- oder Dozentenüberschneidung, und das Sekretariat entscheidet, ob der Termin trotzdem erstellt wird.

Was passiert, wenn sich zwei Termine überschneiden?

Speichert das Sekretariat einen Termin, der mit einem bestehenden kollidiert, öffnet sich das Fenster »Terminkonflikt« mit dem Hinweis »Beim Speichern ist ein Konflikt mit einem bestehenden Termin aufgetreten!«. Zur Wahl stehen »Konflikt akzeptieren« und »Konflikt nicht akzeptieren«. Wird der Konflikt akzeptiert, erstellt BX:EDUCATION den Termin trotz Überschneidung, etwa wenn zwei Klassen bewusst gemeinsam in der Aula sitzen. Wird er nicht akzeptiert, entsteht der Termin gar nicht erst. Das Sekretariat passt dann Raum, Zeit oder Dozierende an und speichert erneut. Eine Doppelbuchung, die niemand bewusst gewollt hat, kommt so gar nicht in den Stundenplan.

Wo sehe ich Überschneidungen im ganzen Semester?

Das Fenster greift beim einzelnen Termin. Für den Gesamtblick gibt es zwei Ansichten. Der »Kalender« zeigt die Termine in einer Tagesansicht und lässt sich nach Bildungsgang, Klasse, Dozent oder Raum filtern, Doppelbuchungen und gesperrte Räume sind darin farblich markiert. Der »Grafische Planer« stellt den Stundenplan als Zeitstrahl dar und lässt sich zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht umschalten. Samstage und Sonntage lassen sich ausblenden, damit die Unterrichtswoche mehr Platz bekommt. Gefiltert wird nach Veranstaltung, Raum und Dozent. So zeigt der Planer nicht nur, wann welche Veranstaltung stattfindet, sondern auch, welcher Raum am Mittwochnachmittag noch frei ist oder an welchen Tagen eine Dozentin noch keinen Einsatz hat. Bei der Semesterplanung mehrerer Klassen fallen Lücken und Überlappungen dort auf einen Blick auf. Verschoben wird ein Termin anschliessend direkt im Termin selbst.

Und wenn ein Raum kurzfristig ausfällt, etwa nach einem Wasserschaden?

Dann sucht das Sekretariat die betroffenen Termine im Modul Räume und Termine unter »Termine« heraus, markiert sie gemeinsam und bucht sie über »Raum ändern« in einem Schritt auf ein anderes Gebäude oder einen anderen Raum um. Klasse und Dozierende erfahren es per Massenmail. Sind im Gebäude Bildschirme angeschlossen, wird anschliessend im Modul Bildschirme der aktualisierte Tagesplan publiziert, damit auch die Anzeige den neuen Raum zeigt.

Fazit

Die Konfliktprüfung ersetzt keine Planung. Sie meldet, dass zwei Termine kollidieren, entscheidet aber nicht, welcher weichen soll. Das bleibt Sache des Sekretariats oder der Lehrgangsleitung. Der Gewinn liegt im Zeitpunkt: Die Frage kommt beim Speichern auf den Tisch, solange sich ein Raum noch in Ruhe tauschen lässt, und gespeichert wird nur, was bereinigt oder bewusst akzeptiert ist. Sperrtage ergänzen das dort, wo es am meisten bringt: bei der Serie über das ganze Semester, bei der niemand jeden einzelnen Feiertag im Kopf haben muss.

 

Häufige Fragen

Kann ich wiederkehrende Termine für ein ganzes Semester auf einmal anlegen?

Ja. Im Fenster »Neuen Termin erstellen« wählen Sie »Wiederkehrend« und hinterlegen eine Wiederholungsregel, zum Beispiel wöchentlich montags von 08:00 bis 10:00 Uhr.

Lässt sich ein Termin löschen, wenn schon Anwesenheiten erfasst sind?

Nein. Ein Termin lässt sich nur löschen, solange keine Anwesenheiten oder Dozenteneinsätze dazu bestehen.

Wie kommt ein Termin auf die Bildschirme im Gebäude?

Im Termin das Feld »Auf Infoscreen anzeigen« aktivieren. Der Termin erscheint dann auf den angeschlossenen Bildschirmen.

Können Dozierende eigene Hinweise zu einem Termin sehen?

Dafür gibt es das Feld »Terminbeschreibung für Dozierende«, das nur Dozierende sehen. Hinweise für Studierende gehören ins Feld »Terminbeschreibung für Studierende«, das im Portal erscheint.