Pendenzenmanagement in der Schulverwaltung: Aufgaben systematisch nachverfolgen

Kommt ein Lehrvertrag ohne Unterschrift des Lehrbetriebs zurück, landet die Erinnerung ans Nachfragen oft auf einem Post-it, im persönlichen Kalender oder schlicht im Kopf der Sachbearbeiterin. Das geht gut, solange sie da ist. Ist sie krank oder in den Ferien, weiss im Team niemand, dass beim Vertrag noch etwas offen ist, und die Frage taucht erst wieder auf, wenn der Lehrbetrieb selbst anruft.

BX:EDUCATION bringt dafür eine eigene Pendenzenverwaltung mit, und zwar direkt in der Software, mit der das Sekretariat ohnehin arbeitet. Offene Aufgaben stehen im Block »Meine Pendenzen« auf dem Dashboard, das sich nach dem Login automatisch öffnet. Unterschieden werden zwei Arten, und die Wahl zwischen beiden entscheidet, wer eine Pendenz später zu sehen bekommt.

Persönlich oder kontaktbasiert: Welche Pendenz passt wann?

Eine persönliche Pendenz hat keinen Bezug zu einer bestimmten Person oder Firma. Sie passt für interne Aufgaben wie »Team-Meeting vorbereiten« und lässt sich für sich erfassen.

Anders die kontaktbasierte Pendenz: Sie hängt an einer oder mehreren beteiligten Personen, bei der offenen Abklärung zum Lehrvertrag etwa an der Lernenden und an der Ansprechperson im Lehrbetrieb. Sie erscheint in der eigenen Pendenzenliste und zusätzlich im Reiter »Pendenzen« jeder beteiligten Person. Wer später deren Personenmaske öffnet, sieht dort, was noch offen ist, samt Erfasser und geplantem Datum. Für alles, was eine Lernende, einen Dozenten oder einen Lehrbetrieb betrifft, ist das in der Regel die bessere Wahl.

Wie erfasse ich eine Pendenz?

Auf dem Dashboard klicken Sie im Block »Meine Pendenzen« auf »+«. Im Fenster wählen Sie zuerst die Art, danach folgen Aufgabe, Typ und das Datum im Feld »Geplant am«. Bei einer kontaktbasierten Pendenz tragen Sie ausserdem die Beteiligten ein. Nach dem Speichern erscheint der Reiter »Dokumente«, in dem sich zum Beispiel der zurückgekommene Vertrag gleich mit ablegen lässt.

Aus der Personenmaske geht es auch. Im Reiter »Pendenzen« einer Person legt »+ Neu« eine Pendenz an, mit derselben Auswahl zwischen persönlich und kontaktbasiert. Praktisch nach einem Telefonat: Das Gespräch kommt als Journaleintrag vom Typ »Telefonat« in den Reiter »Journal«, die Folgemassnahme als Pendenz daneben.

Wie erfasse ich eine Pendenz? Wie behalte ich offene Pendenzen im Blick?

Die Pendenzenliste zeigt Aufgabe, Typ, »Geplant am«, Erfasser und Status und lässt sich nach »Alle offene«, »Persönlich« und »Kontaktbasiert« filtern. Ein Doppelklick öffnet eine Pendenz zum Bearbeiten, der Pfeil nach unten blendet die Beschreibung ein. Ist die Aufgabe erledigt, setzen Sie den Status auf »Durchgeführt«, und die Pendenz verschwindet aus der Liste »Alle offene«.

Allerdings hilft die Liste nur, wenn jemand sie regelmässig anschaut. Für das Sekretariat bieten sich deshalb zwei feste Termine an: täglich die Pendenzenliste durchgehen und Dringliches vorziehen, wöchentlich alle Pendenzen prüfen, deren »Geplant am« in die kommende Woche fällt.

Fazit

Der eigentliche Unterschied zum Post-it zeigt sich, wenn jemand ausfällt. Weil kontaktbasierte Pendenzen im Reiter »Pendenzen« der beteiligten Personen stehen, sieht auch die Stellvertretung beim Öffnen der Personenmaske, dass beim Lehrvertrag noch eine Unterschrift fehlt. Eine Voraussetzung bleibt: Die Pendenzen müssen erfasst werden, auch die kleinen. Das Erinnern übernimmt BX:EDUCATION, das Aufschreiben nicht.

 

Häufige Fragen

Kann ich eine Pendenz für eine Kollegin erfassen?

Ja. Eine persönliche Pendenz lässt sich für sich selbst oder für eine andere Mitarbeiterin derselben Organisation erstellen.

Kann ich eine Pendenz für eine Kollegin erfassen? Kann ich Unterlagen an eine Pendenz anhängen?

Sobald die Pendenz einmal gespeichert ist, erscheint der Reiter »Dokumente«. Dort lassen sich Unterlagen wie ein unvollständiger Vertrag direkt ablegen.

Wie hängen Pendenzen und Aktivitäten im Leadmanagement zusammen?

Aktivitäten sind technisch dasselbe wie kontaktbasierte Pendenzen, nur zusätzlich mit einem Lead verknüpft. Rückrufe oder das Versenden einer Infomappe an Interessierte laufen so im selben Pendenzen-Workflow wie die übrigen Aufgaben.

Wo sehe ich, was bei einer bestimmten Lernenden noch offen ist?

Im Reiter »Pendenzen« ihrer Personenmaske. Dort stehen alle persönlichen und kontaktbasierten Pendenzen, an denen sie beteiligt ist.