Kursanbieter, HF oder Verband: eine Software für alle?
Ein Kursanbieter braucht etwas anderes als eine Höhere Fachschule, ein PrA-Anbieter etwas anderes als ein Verband. Trotzdem können alle vier mit derselben Schulverwaltung arbeiten, sofern sich das System der Bildungsform anpasst und nicht umgekehrt.
Beim Vergleich von Schulverwaltungssoftware stellt sich früh die Frage, ob es eine Lösung braucht, die genau auf den eigenen Schultyp zugeschnitten ist, oder ob ein System taugt, das verschiedene Bildungsformen abdeckt. Das Misstrauen gegenüber «einer Lösung für alle» ist nachvollziehbar. Wer schon einmal eine Software eingeführt hat, die für jemand anderen gebaut wurde, kennt die Folgen: Felder, die niemand braucht, Begriffe, die nicht zur eigenen Institution passen, und Abläufe, die man um die Software herum organisiert.
Die Unterschiede zwischen den Bildungsformen sind real. Ein Kursanbieter führt eigenständige Kurse ohne komplexe Klassenstruktur und braucht vor allem eine schlanke Anmeldung und eine saubere Rechnung. Eine Höhere Fachschule führt mehrsemestrige Studiengänge mit Modulen, ECTS-Punkten, Promotionsregeln und Diplomen. Ein Anbieter der Praktischen Ausbildung (PrA) nach INSOS begleitet einzelne Lernende über zwei Ausbildungsjahre und dokumentiert ihre Kompetenzen. Und ein Verband verwaltet in erster Linie Mitglieder und Anlässe, das Weiterbildungsangebot ist nur ein Teil davon.
Die eigentliche Frage beim Vergleich lautet deshalb: Bildet die Software jede dieser Bildungsformen so ab, wie sie im Alltag arbeitet?
Was haben Kursanbieter, HF, PrA und Verbände gemeinsam?
Mehr, als die Unterschiede vermuten lassen. Jede dieser Institutionen hat Personen und Firmen, mit denen sie in Kontakt steht, Angebote, für die sich jemand anmeldet, Rechnungen, die gestellt und bezahlt werden, und Korrespondenz, die verschickt wird. In BX:EDUCATION ist das die gemeinsame Basis aus CRM, Ausbildung, Anmeldungen, Finanzen und Kommunikation. Ein Kursanbieter kommt im Alltag weitgehend mit diesen fünf Modulen aus.
Wo unterscheiden sich die Bildungsformen in BX:EDUCATION?
Die Unterschiede liegen in dem, was auf dieser Basis aufsetzt. Eine HF nutzt zusätzlich das Notentool, den Modulunterricht mit Transcript of Records und ECTS-Punkten, die kantonalen Subventionen sowie ein vollständiges Dozenten- und Klassenmanagement. Über den Bildungsgangtyp (Standard oder Modulunterricht) wird festgelegt, welche Struktur ein Angebot hat.
Bei einem PrA-Anbieter stehen der Kompetenzraster und die Lernzielvereinbarung im Vordergrund, in denen Lehrpersonen oder Praktikumsbegleitende festhalten, welche Kompetenzen eine Lernende oder ein Lernender erreicht hat. Die Person selbst trägt dafür Felder, die eine HF nicht braucht und die nur bei diesem Personentyp erscheinen.
Ein Kursanbieter braucht oft weder Notentool noch Klassen. Für Kurse und Kurzveranstaltungen gibt es eigene Vorlagen, und wo eine Bewertung nötig ist, genügt häufig die Noteneingabe über die Anwesenheitsliste. Verbände wiederum nutzen das CRM vor allem für Mitglieder, Firmenkontakte und Versandlisten, dazu Events und Infoanlässe sowie das Leadmanagement für Kampagnen.
Wie passt sich das System an, ohne für jede Schule neu gebaut zu werden?
Über Konfiguration. Personentypen, Auswahlwerte und Vorlagen für Bildungsgänge, Klassen, Kurse und Kurzveranstaltungen werden pro Institution eingerichtet. Je nach Personentyp zeigt eine Person unterschiedliche Felder und Reiter, und einzelne Reiter erscheinen nur, wenn die entsprechende Einstellung aktiv ist. Eine HF sieht so bei ihren Studierenden das Transcript of Records, ein Verband bei seinen Mitgliedern die Versandlisten, obwohl beide im selben CRM arbeiten.
Auch Begriffe und Labels lassen sich in einem Sprachset anpassen, damit die Oberfläche die Sprache der eigenen Institution spricht. Das gehört zur Konfiguration bei der Einführung.
Was kostet diese Flexibilität?
Ein System, das sich anpasst, muss angepasst werden. Am Anfang steht deshalb eine Prozessanalyse, auf deren Grundlage Auswahllisten, Vorlagen und bei Bedarf individuelle Anpassungen eingerichtet werden, bevor Daten aus dem bisherigen System übernommen und die Mitarbeitenden geschult werden. Bei einer HF mit Promotionsregeln ist dieser Teil deutlich aufwendiger als bei einem Kursanbieter. Notentool und Promotionsregeln sind komplex und werden in Rücksprache mit dem Support von Batix aufgebaut.
Eine Branchenlösung für genau einen Schultyp nimmt einen Teil dieser Arbeit vorweg, weil sie nur einen Fall kennt. Spürbar wird der Unterschied, wenn eine Institution ihr Angebot erweitert, etwa eine HF, die zusätzlich Kurse für externe Teilnehmende ausschreibt, oder ein Verband, der einen Lehrgang mit Abschluss aufbaut. In BX:EDUCATION laufen Bildungsgänge, Kurse, Kurzveranstaltungen und Infoanlässe im selben Modul Ausbildung, und alle Anmeldungen im selben System.
Worauf kommt es beim Vergleich von Schulverwaltungssoftware an?
Funktionslisten helfen bei dieser Frage wenig, weil Begriffe wie Anmeldung, Rechnung oder Notenverwaltung in fast jeder Liste stehen. Aussagekräftiger ist es, den eigenen Ablauf vorführen zu lassen: einen typischen Bildungsgang oder Kurs von der Anmeldung bis zur Rechnung, mit den Begriffen und Sonderfällen der eigenen Institution. Dazu gehört die Frage, was passiert, wenn eine neue Bildungsform dazukommt, und ob dafür ein zusätzliches Produkt nötig ist oder eine andere Konfiguration genügt.
Fazit
«Eine Lösung für alle» klingt nach Kompromiss. Gemeint ist bei BX:EDUCATION eine gemeinsame Basis für Personen, Anmeldungen, Rechnungen und Kommunikation, auf die jede Bildungsform das setzt, was sie tatsächlich braucht. Ob das trägt, zeigt sich weniger in der Funktionsliste als im Alltag, nämlich daran, ob das Sekretariat einer HF und das eines Verbands in derselben Software jeweils ihre eigene Institution wiedererkennen.
Häufige Fragen
Ist BX:EDUCATION für einen kleinen Kursanbieter nicht zu umfangreich? +
Ein Kursanbieter arbeitet vor allem mit CRM, Ausbildung, Anmeldungen, Finanzen und Kommunikation. Notentool, Klassen oder Modulunterricht müssen nicht genutzt werden, Bewertungen lassen sich bei Bedarf direkt über die Anwesenheitsliste erfassen.
Bezahlt ein Kursanbieter für Funktionen mit, die nur eine HF braucht? +
Alle Preispläne enthalten denselben Funktionsumfang, Lizenzkosten pro Modul gibt es nicht. Gestaffelt wird nach der Grösse der Institution, also nach der Zahl der Kursteilnehmenden oder Lernenden. Für Verbände und Vereine werden die Preise individuell geprüft. Kommt ein ganz neuer Bereich mit eigenen Anforderungen dazu, etwa ein Lehrgang mit Abschluss bei einem Verband, kann dessen Konzeption und Konfiguration ein eigenes Teilprojekt sein. Das ist dann Aufwand für die Einrichtung, keine zusätzliche Lizenz.
Kann eine Institution mehrere Bildungsformen gleichzeitig führen? +
Ja. Bildungsgänge, Kurse, Kurzveranstaltungen und Infoanlässe laufen nebeneinander im selben Modul, die Anmeldungen dazu im selben System.
Was gehört zur Einführung von BX:EDUCATION? +
Eine Prozessanalyse, die Konfiguration mit Auswahllisten, Vorlagen und allenfalls individuellen Anpassungen, die Datenmigration aus dem bisherigen System sowie die Schulung der Administratoren und Benutzer mit Begleitung des Go-Live.
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