Firmenkunden im Weiterbildungsgeschäft: eine Anmeldung für das ganze Team

Ein Kursanbieter, der auch Firmenkunden bedient, kennt die Situation: Ein Unternehmen ruft an und meldet nicht eine Person an, sondern gleich eine ganze Abteilung. Fünf, zwanzig, dreissig Mitarbeitende auf einmal, alle für denselben Kurs. Wer das von Hand erfasst, verliert Zeit an einer Stelle, die eigentlich schnell gehen sollte und läuft Gefahr, dass sich beim dreissigsten Formular ein Tippfehler einschleicht.

Für Kursanbieter ist das kein Randfall, sondern Alltagsgeschäft. Genau dafür führt BX:EDUCATION im CRM neben der Personenliste eine eigene Firmenliste. Sie verwaltet alle Unternehmen, die mit einer Bildungsinstitution zu tun haben. Lehrbetriebe, Auftraggeber, Verbände und zu jeder Firma lassen sich mehrere Standorte und mehrere Abteilungen hinterlegen. Der Hauptsitz in Zürich, eine Filiale in Bern, dazu die Abteilung »HR«  und »Ausbildung«: All das hat in der Firmenmaske Platz, ohne dass die Struktur an anderer Stelle nachgebaut werden müsste.

Wie melde ich mehrere Mitarbeitende eines Kunden gleichzeitig an? 

Im Reiter »Beziehungen« einer Firma erscheinen alle Personen, die mit ihr verknüpft sind, bei einem grösseren Lehrbetrieb kann das eine lange Liste sein. Über eine Massenaktion lassen sich mehrere davon markieren und in einem Schritt auf dieselbe Veranstaltung anmelden. Aus dreissig Telefonanrufen oder dreissig einzelnen Anmeldeformularen wird eine Selektion und ein Klick.

Wie bilde ich unterschiedliche Standorte und Abteilungen ab?

Nicht jede Firma ist ein einziger Briefkasten. Im Reiter »Standorte« lässt sich pro Niederlassung eine eigene Adresse, Telefonnummer und verantwortliche Kontaktperson hinterlegen, im Reiter »Abteilungen« die interne Gliederung etwa »HR«, »IT« oder »Ausbildung«. Meldet sich künftig jemand aus der Abteilung Ausbildung am Standort Bern, ist sofort klar, wohin die Korrespondenz gehört, ohne dass das im Freitext nachgetragen werden muss.

Wer erhält am Ende die Rechnung, die Firma oder die einzelnen Mitarbeitenden?

Das hängt vom Vertrag ab, und BX:EDUCATION bildet beide Varianten ab. Zahlt die Firma alles, wird sie auf der Anmeldung als zweite Rechnungspartei mit hundert Prozent Anteil hinterlegt, die Rechnung geht dann an die Firmenadresse statt an die einzelnen Mitarbeiterin. Übernimmt die Firma nur einen Teil, etwa achtzig Prozent, während der Rest bei der angemeldeten Person bleibt, lässt sich genau dieser Anteil auf der Anmeldung eintragen, und das System erstellt zwei Rechnungen im entsprechenden Verhältnis. Bei dreissig Anmeldungen auf einem heisst das: In der Abrechnung Anmeldung werden alle dreissig markiert und mit einem Klich auf »Rechnung erstellen« abgerechnet. Es entstehen weiterhin dreissig Einzelrechnungen, aber alle in einem Arbeitsschritt und mit der richtigen Adresse.

Fazit

Für Kursanbieter, die auch Firmenkunden bedienen, wiederholt sich diese Anmeldung oft: derselbe Lehrbetrieb, dasselbe Semester, wieder eine ganze Abteilung. Wer Firma, Standorte und Rechnungsaufteilung einmal sauber hinterlegt, spart sich diese Arbeit nicht nur beim ersten, sondern bei jedem weiteren Durchgang.

 

Häufige Fragen

Wie melde ich eine ganze Abteilung eines Firmenkunden auf einen Kurs an?

Über den Reiter »Beziehungen« der Firma: Alle verknüpften Personen auswählen und per Massenaktion gemeinsam auf die gewünschte Veranstaltung anmelden.

Kann eine Firma mehrere Standorte und Abteilungen haben?

Ja. Standorte und Abteilungen werden in eigenen Reitern der Firma gepflegt, jeweils mit eigener Adresse, Telefonnummer und verantwortlicher Kontaktperson.

Kann die Rechnung an die Firma statt an die einzelne Person gehen?

Ja, über die zweite Rechnungspartei auf der Anmeldung. Sie lässt sich mit einem Anteil von hundert Prozent oder einem individuellen Split hinterlegen.

Lassen sich Kosten zwischen Firma und Mitarbeitendem aufteilen?

Ja. Über das Feld »Anteil in %« auf der Anmeldung erstellt das System automatisch zwei Rechnungen im gewünschten Verhältnis.