Dozentenverwaltung statt drei Tabellen: vom Einsatzplan zur Honorarabrechnung

Eine Höhere Fachschule mit dreissig nebenamtlichen Dozierenden: Die Einsätze stehen in einer Tabelle, die Anwesenheiten in einer zweiten, die Honorare in einer dritten. Am Monatsende gleicht jemand im Sekretariat die drei ab, Zeile für Zeile. Aufwendig wird es spätestens dann, wenn eine Vertretung eingesprungen ist und die Stunden noch bei der ursprünglich geplanten Person stehen.

Im Modul Dozierende von BX:EDUCATION liegen diese Daten an einem Ort und es werden dabei zwei Ebenen im System unterschieden. Die Dozentenbuchung ist die grundsätzliche Zusage für ein Fach: Eine Dozentin unterrichtet Anatomie I, abgerechnet nach einer Lohnart wie Stundensatz, Pauschale oder Tagessatz. Der Dozenteneinsatz macht daraus einzelne Termine, etwa Anatomie I am 16.03.2027 von 08:30 bis 10:00 Uhr in Raum E.1.1. Für die Honorarverrechnung zählt nur der Einsatz, und zwar erst, wenn er als durchgeführt markiert ist.

Wie entsteht aus einem Einsatz ein Honorar?

Sobald ein Einsatz stattgefunden hat, markiert ihn die Lehrgangsleitung oder das Sekretariat mit »Auf durchgeführt setzen« als geleistet. BX:EDUCATION berechnet daraus das Honorar anhand des hinterlegten Lohnansatzes. Prüfen lässt es sich im Reiter »Honorar« des Einsatzes, bevor irgendetwas abgerechnet wird. Am Ende der Periode wählt das Sekretariat in der Honorarliste (Finanzen › Honorare) die offenen Honorare einer Dozentin oder eines Dozenten aus, klickt auf »Auf abgerechnet setzen«, wählt die Abrechnungsperiode und bestätigt mit »Übernehmen«. BX:EDUCATION erstellt daraus die PDF-Honorarabrechnung pro Person, die das Sekretariat anschliessend verschickt.

Wo erfassen Dozierende Anwesenheiten und Noten?

Im Portal. Die Dozentin loggt sich ein, sieht ihre Termine und Klassenlisten und trägt pro Studierende die Anwesenheit ein: 100 Prozent, 50 Prozent mit Vor- oder Nachmittag oder 0 Prozent. Prüfungsnoten erfasst sie im Reiter »Noteneingabe« des Fachs. Termin, Einsatz, Anwesenheit und Note gehören damit zur selben Veranstaltung, und niemand muss sie am Semesterende aus verschiedenen Listen zusammensuchen.

Was, wenn jemand kurzfristig ausfällt?

Meldet sich eine Dozentin krank, sucht die Lehrgangsleitung im Dozentenpool nach Ersatz, also in der Personenliste mit Filter auf Typ »Dozent« und passender Funktion. Im Reiter »Termin« des Fachs trägt die Lehrgangsleitung die Vertretung beim betroffenen Termin ein und legt für sie eine eigene Dozentenbuchung mit Status »Bestätigt« an, damit das Honorar für diesen Einsatz bei der richtigen Person landet. Die Klasse informiert sie per Massenmail. Und findet sich niemand, lässt sich der Termin verschieben.

Fazit

Der Knackpunkt ist die Reihenfolge. Das Honorar entsteht erst aus einem Einsatz, der als durchgeführt markiert ist, und damit rechnet BX:EDUCATION nur ab, was jemand vorher als geleistet bestätigt hat. Ganz ohne Excel geht es trotzdem nicht, denn die Lohnbuchhaltung bekommt die Honorare in der Regel als Export. Diese Datei wird aber aus den erfassten Einsätzen erzeugt und steht am Ende der Kette, statt parallel von Hand gepflegt zu werden

 

Häufige Fragen

Muss ich für jeden Term eine eigene Dozentenbuchung anlegen?

Nein. Die Dozentenbuchung gilt für das ganze Fach, die einzelnen Termine werden darunter als Dozenteneinsätze erfasst. Eine zusätzliche Buchung braucht es zum Beispiel, wenn eine Vertretung einspringt.

 Kann ich ein berechnetes Honorar vor der Abrechnung kontrollieren?

Ja. Der Reiter »Honorar« jedes Einsatzes zeigt das berechnete Honorar, bevor Sie es auf abgerechnet setzen. Die Schaltfläche »PDF Honorarabrechnung« dort erzeugt einen Einzelbeleg für diesen Einsatz; die Periodenabrechnung über alle Einsätze einer Person entsteht in der Honorarliste.

Kann ich für eine Dozentin mehrere Lohnansätze hinterlegen?

Ja, im Reiter »Lohnansätze« der Person, jeweils mit Bezeichnung, Lohnart und Ansatz in CHF. Ein Ansatz lässt sich als Standard markieren und wird dann für neue Einsätze verwendet.

Wer setzt Einsätze auf durchgeführt?

Im vorgesehenen Ablauf die Lehrgangsleitung oder das Sekretariat. Die Dozierenden selbst erfassen im Portal Anwesenheiten und Lektionsinhalte.