Der Umstieg von Excel-Listen ohne Datenverlust

Die Vorlage deckt alle Felder von Personen und Firmen ab, dazu Adressen und zwei E-Mail-Adressen pro Datensatz. Beziehungen werden ebenfalls übernommen, so wie BX:EDUCATION sie führt: zwischen zwei Personen, zwischen Person und Firma oder zwischen zwei Firmen, unabhängig vom Beziehungstyp. Eine Person, die bei einer Firma angestellt ist, kommt also mit dieser Verbindung ins System und nicht als loser Kontakt.
Technische Pflichtfelder gibt es wenige. Wir empfehlen aber, für jede Person mindestens Name, Geburtsdatum, Korrespondenzsprache, Geschlecht und eine E-Mail-Adresse zu erfassen. Angaben wie die Korrespondenzsprache oder die Anredeform braucht das System in jedem Fall. Sind sie bei allen gleich, etwa Deutsch für alle oder die Anrede per Du bei allen, muss das aber niemand in jede Zeile schreiben, dann setzt Batix den Wert beim Import für alle als Standard. Gerade Geburtsdaten und E-Mail-Adressen fehlen in gewachsenen Listen oft, etwa bei Interessentinnen und Interessenten, die einmal einen Infoanlass besucht haben. Diese Lücken füllen Sie vor dem Import. Oder Sie entscheiden bewusst, dass solche Datensätze nicht mitkommen.

Zuerst eine Entscheidung: Welche Datei ist die Referenz? Wer mehrere Listen mit überlappenden Personen hat, führt sie mit Vorteil in Excel zusammen, bevor irgendetwas ins neue System geht. Dort lassen sich Zeilen nebeneinanderlegen, sortieren und von Hand vergleichen, was nach dem Import deutlich mühsamer wird.
Der Umstieg ist zudem die beste Gelegenheit, Altlasten loszuwerden. Interessierte, die vor acht Jahren einmal einen Infoanlass besucht haben, Firmen, die es nicht mehr gibt, Adressen, von denen niemand weiss, ob sie noch stimmen: Wer solche Datensätze mitnimmt, hat sie danach im neuen System, mit allen Fragen, die sie heute schon aufwerfen. Wir empfehlen neuen Kunden deshalb, die Migration als Bereinigung zu nutzen und bewusst zu entscheiden, was mitkommt und was nicht.
Dazu kommen typische Excel-Eigenheiten, die beim Import Ärger machen können, zum Beispiel Geburtsdaten als Text statt als Datum, verbundene Zellen, zwei Personen in einer Zeile («Hans und Erika Muster») oder ein Leerzeichen am Ende einer E-Mail-Adresse.

Der Import läuft in zwei Runden. Zuerst importiert Batix die ausgefüllte Vorlage in ein Testsystem. Dort prüft die Schule das Ergebnis: Stimmen die Geburtsdaten, stehen die E-Mail-Adressen im richtigen Feld, sind Umlaute und Akzente korrekt übernommen, hängen die Beziehungen an den richtigen Personen und Firmen? Dafür lohnt es sich, bewusst die schwierigen Fälle anzuschauen: einen Doppelnamen, einen »Müller« neben einem »Mueller«, eine Person, die in zwei alten Listen stand.
Zeigt die Prüfung Fehler, werden sie in der Vorlage korrigiert, und der Import wird im Testsystem wiederholt. Passt das Ergebnis und ist das Testsystem insgesamt abgenommen, erstellt Batix daraus ein leeres System für den Go-live und importiert die Daten dort ein zweites Mal, frisch und ohne Reste aus den Testrunden. So startet die Schule mit einem Personenstamm, der genau dem Stand der abgenommenen Vorlage entspricht.

Für die Kontrolle nach dem Import gibt es den Dubletten-Check. Er erkennt Personen mit identischem Vor- und Nachnamen plus Geburtsdatum oder mit identischer Hauptmail-Adresse. Eine strengere Prüfung lässt sich über den Support konfigurieren.
Die Regel hat eine Grenze, die man vor dem Import kennen sollte. »Müller« und »Mueller« mit demselben Geburtsdatum sind für den Check zwei verschiedene Personen, solange die Hauptmail nicht übereinstimmt. Solche Fälle fängt die Bereinigung in Excel am zuverlässigsten ab.
Was trotzdem doppelt im System landet, finden Sie in der Personenliste über »Aktionen« → »Dubletten-Check« und bereinigen es mit »Gewählte Einträge zusammenführen«. Dabei werden bis zu fünf Datensätze zu einem zusammengeführt, und Verknüpfungen wie Anmeldungen, Rechnungen oder E-Mails gehen auf den Hauptdatensatz über.

Die Importvorlage ist für Personen, Firmen und Beziehungen gebaut. Für alles, was darüber hinausgeht, etwa Anmeldungen aus früheren Lehrgängen oder eine über Jahre geführte Kontakthistorie, wird das Vorgehen in der Einführung mit Batix abgesprochen. Dazu gehört auch, vorher einen Export oder ein Backup der bestehenden Daten zu erstellen.
Bei Historien lohnt sich die Frage, was davon im Alltag tatsächlich gebraucht wird. Eine abgeschlossene Anmeldung von 2014 ist im Archiv vielleicht gut aufgehoben, ein laufender Lehrgang gehört ins neue System.