[{"data":1,"prerenderedAt":41},["ShallowReactive",2],{"site-settings-bxedu":3,"bxedu-blog-der-umstieg-von-excel-listen-ohne-datenverlust":22,"page-seo-\u002Fblog\u002Fder-umstieg-von-excel-listen-ohne-datenverlust":12},{"id":4,"user_created":5,"date_created":6,"user_updated":7,"date_updated":8,"site_name":9,"site_url":10,"tagline":11,"default_og_image":12,"favicon":12,"organization_legal_name":13,"organization_email":14,"organization_phone":15,"organization_address_street":16,"organization_address_zip":17,"organization_address_city":18,"organization_address_country":19,"social_linkedin":20,"social_xing":21,"social_youtube":21,"social_instagram":21,"google_site_verification":12},"61057ccf-ee24-4bbe-9514-3c8f44bbabfa","4686f9ba-fccc-4a50-9410-b80ae06ef0eb","2026-05-07T15:29:22.000Z","7d85c00d-d619-4d10-86a2-a469f8283bfc","2026-09-03T08:44:52.000Z","BX Education","https:\u002F\u002Fbx-education.com","Die Schulverwaltungssoftware für Bildungsinstitutionen in der Schweiz",null,"Batix Schweiz AG","info@batix.ch","+41 44 545 32 70","Grindlenstrasse 3","8954","Geroldswil","Schweiz","https:\u002F\u002Fwww.linkedin.com\u002Fcompany\u002Fbatix\u002F","",{"id":23,"title":24,"slug":25,"teaser":26,"category":27,"cover_image":28,"author":12,"author_photo":12,"published_at":29,"content":30,"graphic":31,"graphic_caption":32,"Graphic_2":12,"grapic_2_caption":12,"Graphic_3":12,"graphic_3_caption":12,"key_facts":12,"cta_title":33,"cta_text":34,"cta_label":35,"cta_url":36,"tags":12,"related_boxes":12,"gallery":12,"faqs":12,"date_updated":37,"meta_title":38,"meta_description":39,"og_title":12,"og_description":12,"og_image":12,"canonical_url":12,"robots":40},"313561e1-cd8b-43f3-8d33-5df224270e6c","Der Umstieg von Excel-Listen ohne Datenverlust","der-umstieg-von-excel-listen-ohne-datenverlust","Jahrelang gepflegte Excel-Listen sollen in eine Schulverwaltungssoftware. Der Import selbst ist bei der Einführung von BX:EDUCATION schnell erledigt. Ob danach jede Person und jede Firma vollständig und genau einmal im System steht, entscheidet sich vorher, in der Liste. So bereiten Sie den Umstieg Schritt für Schritt vor.","Migration","c69e9d18-fe8b-416d-895f-308265697261","2026-10-30T15:42:00.000Z","\u003Cp>Eine Weiterbildungsschule führt ihre Studierenden seit zehn, fünfzehn Jahren in Excel. Pro Lehrgang eine Datei, pro Jahrgang ein Tabellenblatt, daneben eine Adressliste für den Versand und irgendwo eine Kopie mit dem Namen »aktuell_final_2«. Das funktioniert, solange im Sekretariat jemand weiss, welche Datei gerade gilt.\u003Cbr>Beim Umstieg auf eine Schulverwaltungssoftware kommt das alles auf einmal zusammen, und genau dort entstehen die Verluste. Eine Person steht in drei Dateien mit drei Schreibweisen, ein Geburtsdatum ist als Text erfasst, eine E-Mail-Adresse fehlt. Ein Import kann nicht entscheiden, welche der drei Varianten stimmt.\u003Cbr>Datenverlust heisst bei einer Migration deshalb selten, dass Daten spurlos verschwinden. Häufiger landen sie doppelt, unvollständig oder im falschen Feld und fallen erst auf, wenn eine Rechnung an eine veraltete Adresse geht.\u003Cbr>Bei der Einführung von BX:EDUCATION übernimmt Batix den Import. Die Schule erhält dafür eine Importvorlage in Excel, in die Personen, Firmen und die Beziehungen zwischen ihnen eingetragen werden. Was davor in den eigenen Listen passiert, liegt bei der Schule, und dort entscheidet sich die Qualität des neuen Personenstamms.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"MsoNormal\" style=\"margin-bottom: 9.0pt; text-align: justify; line-height: 125%;\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Was gehört in die Importvorlage?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Die Vorlage deckt alle Felder von Personen und Firmen ab, dazu Adressen und zwei E-Mail-Adressen pro Datensatz. Beziehungen werden ebenfalls übernommen, so wie BX:EDUCATION sie führt: zwischen zwei Personen, zwischen Person und Firma oder zwischen zwei Firmen, unabhängig vom Beziehungstyp. Eine Person, die bei einer Firma angestellt ist, kommt also mit dieser Verbindung ins System und nicht als loser Kontakt.\u003Cbr>Technische Pflichtfelder gibt es wenige. Wir empfehlen aber, für jede Person mindestens Name, Geburtsdatum, Korrespondenzsprache, Geschlecht und eine E-Mail-Adresse zu erfassen. Angaben wie die Korrespondenzsprache oder die Anredeform braucht das System in jedem Fall. Sind sie bei allen gleich, etwa Deutsch für alle oder die Anrede per Du bei allen, muss das aber niemand in jede Zeile schreiben, dann setzt Batix den Wert beim Import für alle als Standard. Gerade Geburtsdaten und E-Mail-Adressen fehlen in gewachsenen Listen oft, etwa bei Interessentinnen und Interessenten, die einmal einen Infoanlass besucht haben. Diese Lücken füllen Sie vor dem Import. Oder Sie entscheiden bewusst, dass solche Datensätze nicht mitkommen.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Was gehört vor dem Befüllen in die eigenen Listen?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Zuerst eine Entscheidung: Welche Datei ist die Referenz? Wer mehrere Listen mit überlappenden Personen hat, führt sie mit Vorteil in Excel zusammen, bevor irgendetwas ins neue System geht. Dort lassen sich Zeilen nebeneinanderlegen, sortieren und von Hand vergleichen, was nach dem Import deutlich mühsamer wird.\u003Cbr>Der Umstieg ist zudem die beste Gelegenheit, Altlasten loszuwerden. Interessierte, die vor acht Jahren einmal einen Infoanlass besucht haben, Firmen, die es nicht mehr gibt, Adressen, von denen niemand weiss, ob sie noch stimmen: Wer solche Datensätze mitnimmt, hat sie danach im neuen System, mit allen Fragen, die sie heute schon aufwerfen. Wir empfehlen neuen Kunden deshalb, die Migration als Bereinigung zu nutzen und bewusst zu entscheiden, was mitkommt und was nicht.\u003Cbr>Dazu kommen typische Excel-Eigenheiten, die beim Import Ärger machen können, zum Beispiel Geburtsdaten als Text statt als Datum, verbundene Zellen, zwei Personen in einer Zeile («Hans und Erika Muster») oder ein Leerzeichen am Ende einer E-Mail-Adresse.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Wie läuft der Import bei der Einführung ab?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Der Import läuft in zwei Runden. Zuerst importiert Batix die ausgefüllte Vorlage in ein Testsystem. Dort prüft die Schule das Ergebnis: Stimmen die Geburtsdaten, stehen die E-Mail-Adressen im richtigen Feld, sind Umlaute und Akzente korrekt übernommen, hängen die Beziehungen an den richtigen Personen und Firmen? Dafür lohnt es sich, bewusst die schwierigen Fälle anzuschauen: einen Doppelnamen, einen »Müller« neben einem »Mueller«, eine Person, die in zwei alten Listen stand.\u003Cbr>Zeigt die Prüfung Fehler, werden sie in der Vorlage korrigiert, und der Import wird im Testsystem wiederholt. Passt das Ergebnis und ist das Testsystem insgesamt abgenommen, erstellt Batix daraus ein leeres System für den Go-live und importiert die Daten dort ein zweites Mal, frisch und ohne Reste aus den Testrunden. So startet die Schule mit einem Personenstamm, der genau dem Stand der abgenommenen Vorlage entspricht.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Was passiert mit den Personen, die doppelt vorkommen?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Für die Kontrolle nach dem Import gibt es den Dubletten-Check. Er erkennt Personen mit identischem Vor- und Nachnamen plus Geburtsdatum oder mit identischer Hauptmail-Adresse. Eine strengere Prüfung lässt sich über den Support konfigurieren.\u003Cbr>Die Regel hat eine Grenze, die man vor dem Import kennen sollte. »Müller« und »Mueller« mit demselben Geburtsdatum sind für den Check zwei verschiedene Personen, solange die Hauptmail nicht übereinstimmt. Solche Fälle fängt die Bereinigung in Excel am zuverlässigsten ab.\u003Cbr>Was trotzdem doppelt im System landet, finden Sie in der Personenliste über »Aktionen« → »Dubletten-Check« und bereinigen es mit »Gewählte Einträge zusammenführen«. Dabei werden bis zu fünf Datensätze zu einem zusammengeführt, und Verknüpfungen wie Anmeldungen, Rechnungen oder E-Mails gehen auf den Hauptdatensatz über.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Und die Anmeldungen und Historien aus den alten Listen?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Die Importvorlage ist für Personen, Firmen und Beziehungen gebaut. Für alles, was darüber hinausgeht, etwa Anmeldungen aus früheren Lehrgängen oder eine über Jahre geführte Kontakthistorie, wird das Vorgehen in der Einführung mit Batix abgesprochen. Dazu gehört auch, vorher einen Export oder ein Backup der bestehenden Daten zu erstellen.\u003Cbr>Bei Historien lohnt sich die Frage, was davon im Alltag tatsächlich gebraucht wird. Eine abgeschlossene Anmeldung von 2014 ist im Archiv vielleicht gut aufgehoben, ein laufender Lehrgang gehört ins neue System.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Fazit\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">Der Import ist der kürzeste Teil einer Migration. Die Arbeit davor braucht mehr Zeit, und sie entscheidet, ob am Ende Daten fehlen oder doppelt vorhanden sind. Wer die Excel-Listen vor dem Umstieg zusammenführt, bewusst festlegt, was mitkommt, und die Vorlage mit den empfohlenen Mindestangaben füllt, startet in BX:EDUCATION mit einem Personenstamm, dem das Sekretariat vom ersten Tag an vertrauen kann. Und mit weniger Altlasten als vorher.\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\"> \u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"MsoNormal\" style=\"margin: 14.0pt 0cm 6.0pt 0cm;\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 14.0pt; color: #1f2937;\">Häufige Fragen\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"MsoNormal\" style=\"margin: 8.0pt 0cm 2.0pt 0cm;\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 11.5pt; color: #1f2937;\">Kann ich meine bestehende Excel-Datei einfach abgeben?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">Der Import arbeitet mit einer Vorlage, die Sie bei der Einführung von Batix erhalten. Übertragen Sie Ihre bereinigten Daten dorthin, dann passen die Spalten zu dem, was BX:EDUCATION erwartet.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 11.5pt; color: #1f2937;\">Welche Angaben sollte jede Person mindestens haben?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">Wir empfehlen Name, Geburtsdatum, Korrespondenzsprache, Geschlecht und eine E-Mail-Adresse. Die Vorlage nimmt darüber hinaus alle Felder von Personen und Firmen auf, dazu Adressen und eine zweite E-Mail-Adresse.\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 11.5pt; color: #1f2937;\">Können wir auch Firmen und Beziehungen übernehmen?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">Ja. Die Vorlage enthält neben Personen auch Firmen und die Beziehungen zwischen Personen und Firmen, in allen Kombinationen und Typen, die BX:EDUCATION kennt.\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 11.5pt; color: #1f2937;\">Was tue ich, wenn nach dem Import jemand doppelt im System ist?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">In der Personenliste über »Aktionen« den Dubletten-Check ausführen und die gefundenen Datensätze mit »Gewählte Einträge zusammenführen« vereinen. Anmeldungen, Rechnungen und E-Mails gehen dabei auf den Hauptdatensatz über.\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\">\u003Cspan class=\"tm6\">\u003Cstrong>\u003Cspan style=\"font-size: 11.5pt; color: #1f2937;\">Können wir auch frühere Anmeldungen und Kontakthistorien übernehmen?\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fstrong>\u003C\u002Fspan>\u003C\u002Fp>\n\u003Cp>Das klären Sie bei der Einführung mit Batix. Bei Daten über Personen, Firmen und Beziehungen hinaus wird das Vorgehen gemeinsam festgelegt, inklusive Backup der bestehenden Daten.\u003C\u002Fp>\n\u003Cp class=\"Normal tm5\"> \u003C\u002Fp>","9fe84835-8db4-4f55-87fc-1a8a4e24d5e0","Abbildung: In fünf Schritten von der Excel-Liste zum bereinigten Personenstamm in BX:EDUCATION. Der Import läuft zuerst ins Testsystem, nach der Abnahme nochmals frisch ins System für den Go-live.","Umstieg von Excel planen","Wir schauen uns Ihre bestehenden Listen gemeinsam mit Ihnen an und legen fest, welche Daten wie in BX:EDUCATION übernommen werden.","Termin vereinbaren","\u002Fdemo","2026-10-30T15:42:53.000Z","Schulverwaltungssoftware: Umstieg von Excel","Excel-Listen sauber in die Schulverwaltung übernehmen: Wie Sie Daten bereinigen, die Importvorlage füllen und Dubletten finden, bevor sie Probleme machen.","index,follow",1793375249345]